Usabilidad de los textos

En el post anterior conocíamos los testimonios de Ana y Julián, dos profesionales infoxicados. En éste, nos proponemos identificar algunos aspectos que aumentarían su eficacia y les harían la vida un poco más fácil.

Cómo lograr textos usables

El concepto usabilidad proviene del ambito de la informática y la tecnología. Pero la usabilidad no va de tecnología, sino de cómo la gente comprende y usa las cosas, ya sean velas, páginas Web, licuadoras o textos. 

Cuando un cliente me encarga una formación en escritura para sus empleados, siempre le pido que me envíe los textos que quiere mejorar, ya sean informes, instrucciones, protocolos, folletos, cartas de respuesta a quejas o mensajes de correo electrónico. Leo esos textos como se supone que los leerá el destinatario: busco en ellos la información que ayuda a hacer las cosas y la que distrae; advierto dónde es probable perderse, abandonar la lectura y abalanzarse sobre el teléfono; identifico el lenguaje que invita a leer y el que bloquea. En esto consiste el repaso de la usabilidad de los textos.

¿Qué es lo que hay que tener en cuenta si quieres que un texto profesional sea fácil de usar?

  1. Hazlo fácil. Si entender un texto requiere una gran inversión de tiempo, es menos probable que sea leído. Un escrito profesional debe ser evidente, claro y fácil de entender y memorizar. La primera impresión ya permite saber de qué se trata y en qué nos puede ayudar. «Veamos, esto son unas instrucciones para justificar las dietas del congreso al que asistiré la próxima semana. Ya sé qué recibos debo conservar y cuándo debo entregarlos».
  2. Hazlo atractivo. Ten en cuenta que el lector no lee, sino que escanea.  La mayor parte de las veces lee por encima en busca de palabras o frases que capten su atención y encajen en la tarea que tiene entre manos. Palabras como «Gratis», «Fácil», «Conclusiones», «Recomendaciones», «Importante» o su propio nombre funcionan como anzuelos que atraen su atención y hacen que se adentre en la lectura.
  3. Hazlo sobrio. Elimina el ruido visual. Cuando todo en la página grita para llamar la atención, el efecto es caótico: ¡¡¡multitud de puntos de exclamación e interrogación (???), diferentes tipos y colores de letra, abundancia de recursos de énfasis!!! La verdad es que no todo puede ser importante. El ruido es el fracaso en la selección de la información importante y, por tanto, el fracaso en crear una jerarquía visual que guíe a los lectores desde el principio.

Puede que estos consejos resulten de sentido común. Pero, como en la mayoría de los casos de sentido común, no es necesariamente obvio hasta que alguien lo ha señalado.