Mensaje innecesario

Es tan sencillo apretar la tecla “Enviar” que en algunas empresas el flujo de mensajes innecesarios disminuye la eficacia del canal, además de entorpecer el trabajo de los empleados. Se trata de emails que saturan las bandejas de entrada,  hacen perder el tiempo y  estresan. El secreto para no recibir estos mensajes es simple: no enviarlos. Sólo así contribuiremos a un uso más racional del email en nuestra organización, un fenómeno que se conoce como ecología del email: enviar menos, recibir menos.

 

Veamos una lista de los 5 mensajes más innecesarios y algún truco para evitarlos.

 

1.    El PTI (Para Tu Información) o PSI (Por Si Acaso)

En muchas empresas está implantada la tradición de enviar cualquier novedad a una lista extensa de destinatarios,  aunque no tengan nada que ver con el asunto.

Antes de enviar este tipo de mensajes, conviene asegurarse de la necesidad empresarial que satisfacen y si su contenido incumbe directamente a las responsabilidades del destinatario.

 

2.    El corporativo

Transmite información sobre la organización: ascensos, traslados, nuevas incorporaciones, asociaciones, alianzas, estrategias, etc.

La mayoría de empresas cuentan con herramientas de comunicación interna más adecuadas para transmitir esta información, como una Newsletter o  la Intranet de la compañía.

 

3.    El patata caliente

Contiene información importante sobre un cliente o proveedor. Es fácil que  se extravíe entre el marasmo de mensajes y sea difícil recuperarlo.

Si esta información constara en una carpeta compartida no tendríamos miedo a perderla y no nos ocurriría aquello tan molesto que nos ocurre siempre cuando buscamos ese correo tan importante.

http://www.manualdeusuario.es/%C2%BFque-es-una-carpeta-compartida/

 

4.    El email coartada

También llamado “te lo envío para que tú resuelvas este problemilla que a mí me da pereza resolver y para que nunca puedas decirme que no lo sabías”. O también: “yo ya te lo envié y siempre podré recordártelo delante del jefe”.

¡Seamos honestos y no juguemos con el tiempo y las responsabilidades de los compañeros!

 

 

5.    El papiro

Encadenamiento de cinco o más mensajes con destinatarios de lo más variopinto que tendremos que leer concienzudamente de arriba a abajo para saber qué esperan de nosotros.  Descifrarlos constituye un ejercicio de interpretación digno de hermeneutas.

La solución es no enviar cadenas de mensajes que no vayan dirigidos directamente al destinatario. Si no hay otro remedio (porque creemos necesario que conozca los términos exactos  de la comunicación), escribiremos un mensaje de síntesis que explicite con claridad qué esperamos de él.