La estructura es lo que mantiene unida una composición. Sin ella, cualquier edificio de prosa se derrumbará como un garaje barato.

Los escritores de negocios a menudo se fijan más en el estilo que en la estructura. Una coma mal situada, una frase demasiado larga o un error gramatical pueden llevarles mucho tiempo.

En realidad, para muchos, la formación en técnicas de escritura profesional no va mucho más allá de unas cuantas normas gramaticales.

Es como fijarse en las florituras arquitectónicas de un edificio ignorando la construcción. La estructura es lo que mantiene una composición unida y  asegura que cada grupo de pensamientos fluya de manera lógica y natural hacia el siguiente.

Barbara Minto ideó una receta para evitar fallos estructurales en la escritura de negocios: el Principio de la Pirámide. Este principio ayudó a ejecutivos en la escritura de negocios. Sus ideas sobre cómo debe ser la escritura de negocios siguen todavía vigentes. En concreto, Minto observó que los ejecutivos se quedaban atascados en un mismo punto: los datos. Se perdían en un marasmo de datos que no sabían cómo relacionar.

Minto descubrió que la escritura de informes no trata solo de los datos, sino de ideas. Lo importante en un informe es cómo se presenta el problema, cómo se relacionan las ideas entre sí y cómo se comunican al lector.

El principio de la Pirámide de Minto es que las ideas por escrito deben formar siempre una pirámide bajo un único pensamiento. Adoptar un enfoque lineal de la escritura, comenzando por el principio y escribir hasta el final, sólo genera confusión y frustración.

En vez de este esquema lineal, los escritores de negocios deben ordenar la información bajo una idea única, que articularán en la introducción. A continuación, agruparán los argumentos e informaciones de apoyo de manera que se amplíe la idea o pregunta planteada en el nivel anterior.

Estructuralmente, el resultado es una pirámide de ideas. Cada nivel de información debe responder a una pregunta planteada en el nivel superior.

Consejos para la escritura en pirámide de un informe

  1. No empiece escribiendo el documento entero.
  2. Empiece escribiendo la pregunta clave y la respuesta que el documento desarrollará.
  3. Antes de escribir los apartados, agrupe las ideas en grupos que requieran acciones similares o relacionadas. Cada grupo de ideas debe responder a una pregunta planteada en el grupo anterior.
  4. La primera frase del informe debe anclar al lector en el tiempo y el espacio.
  5. La introducción debe ser tan informativa como un resumen ejecutivo: cualquiera que la lea conocerá el contenido del informe completo.
  6. Sitúe la historia y la cronología en la introducción, pero procure ser breve: el propósito de contar la historia es sólo asentar las bases para la pregunta y respuesta que plantea su documento.
  7. Articule la pregunta clave y la respuesta en la introducción.