En marzo de 2019, la Editorial UOC publicó mi libro Informes per a la presa de decisions. Com comunicar en l’era digital, una guía práctica y sistemática que pretende acompañar al investigador de empresa en las etapas que le llevarán a conseguir información válida, fiable y relevante para la toma de decisiones. El libro se estructura como los buenos informes: parte del problema para llegar a la solución. En este post avanzo los ejes centrales del manual. 

EL PROBLEMA: Tenemos muchos datos, pero NO los aprovechamos

Vivimos la que los economistas consideran la cuarta revolución industrial: el momento de los datos masivos, la robótica y la simulación de escenarios. Gracias a una gran diversidad de tecnologías, las empresas tienen hoy más datos y más posibilidades de recogerlos, procesarlos y utilizarlos para la toma de decisiones que nunca antes en la historia.

Sin embargo, no parece que tengan demasiada influencia en la toma de decisiones. En concreto, solo un 29% de los directivos afirma tenerlos en cuenta en el momento de tomar decisiones estratégicas, según las conclusiones de una encuesta de Price Watherhouse a 1.100 ejecutivos de todo el mundo. Sorprende que en la época del Big Data los directivos sigan tomando decisiones como en el siglo pasado: a partir del sexto sentido.

En realidad, el escaso efecto de los datos en la toma de decisiones no depende solo de los directivos. Los profesionales que investigan, analizan y presentan datos tienen parte de responsabilidad al entregar información puntual, rigurosa y objetiva.

Como escribe Jordi Ferret en el prólogo del libro, «un informe no tiene que convencer al destinatario de nada, sino exponer de forma clara todas las opciones posibles, y garantizarle que son válidas, dejando al receptor la decisión».

Ofrecer información puntual, rigurosa y objetiva tiene un efecto directo en la toma de mejores decisiones. Sin embargo, pocos informes cumplen los controles de calidad que garanticen un cierto grado de validez científica.

Los medios de comunicación difunden supuestas investigaciones “científicas” para aumentar las ventas de un determinado producto. Una oratoria florida o la presentación vistosa de los datos influyen en la decisión más que unos resultados modestos, pero fiables, producto de una investigación rigurosa. Como consecuencia de este bombardeo, es fácil dar por válidos resultados espectaculares, aunque conseguidos sin rigor. En la empresa la investigación no se hace en un laboratorio. Pero esto no tiene nada que ver con el “todo vale” de algunos informes.

 

LA SOLUCIÓN: Di la verdad, explícala de manera lógica y comunícala con claridad

El método que propongo para aumentar el impacto de los informes consta de tres fases:

  1. Di la verdad. Para lograr el consenso de un colectivo profesional debes garantizar unos controles de calidad de la información. En un escenario ideal, con necesidades genuinas de información, los procedimientos y las técnicas con que recoges y analizas los datos tendrán un efecto importante en la validez de los resultados. Decidir una inversión o modificar un protocolo de trabajo, por ejemplo, exige evitar que las predilecciones y sesgos personales influyan en la elección.
  2. Explícala de manera lógica. Piensa en tu informe como en una historia: debe tener un principio, un desarrollo y un final. Define la línea que va del problema a la solución. Elimina todo lo que distraiga del guión principal de esta historia que cuentan los datos.
  3. Comunícala con claridad. Por muy útil e innovadora que sea tu idea, nadie se dará cuenta de ello si la expones de manera desordenada o complicada. Más que un despliegue de oratoria o de recursos visuales llamativos, la audiencia de negocios valora tu capacidad para articular un razonamiento lógico que muestre como tu idea puede contribuir a resolver su problema.

INFOGRAFÍA

En este enlace encontrarás una infografía que resume los principios para investigar y comunicar información en la empresa: principios-para-la-elaboracion-de-informes-en-la-empresa