Imagina un escrito de negocios, por ejemplo, un mensaje de correo electrónico, un informe, un memorándum, una entrada de blog, etc. ¿Qué hace que te guste leerlo?
Piensa unos segundos en el tipo de prosa que te apetece leer.
Uno. Dos. Tres.

Seguro que te han venido a la mente los siguientes atributos:claridad, propósito, síntesis, estructura, diseño, frases breves, palabras concretas…

Si es así, estamos de acuerdo. Sin embargo, sorprende que los escritos de negocio reales respondan tan poco a la prosa que nos gusta leer y sean grises, artificiales y pomposos.

Quizás pienses que el estilo tiene poca importancia para comunicar en los negocios. Al fin y al cabo, no escribes novelas. Estoy de acuerdo. A diferencia de la literatura, el objetivo de la escritura de negocios es que las cosas se hagan.

Pero comunicar es algo más que dar órdenes. En especial si te propones construir relaciones, persuadir y fortalecer tu influencia. Necesitas que el lector coopere: que haga un esfuerzo, se implique en la comunicación y responda en el sentido que esperas. Para lograr esta cooperación, te propongo que nos pongamos de acuerdo sobre qué es un buen escrito en los negocios.

Las cuatro reglas de Grice o cómo conseguir que tu lector coopere

El principio de cooperación de Paul Grice (1931-1988) describe cómo lograr una comunicación efectiva en situaciones sociales formales. Según Grice, quien habla procura esforzarse siguiendo unas reglas para que la comunicación sea lo más clara e interesante posible para su interlocutor. Y el interlocutor, a su vez, se esfuerza por entender lo que se le está contando. Grice propone cuatro leyes para que se establezca colaboración entre quien habla y quien escucha:

1. Regla de la cantidad: tu contribución debe ser tan informativa como necesita el público para entender lo que cuentas. Ni demasiada información ni demasiado poca.

2. Regla de calidad o veracidad: no digas lo que sabes que es falso o aquello para lo que no tienes pruebas.

3. Regla de relevancia: cuenta solo lo que sirva para entender la situación y conseguir el objetivo.

4. Regla de manera: evita el desorden y propón un orden expositivo claro.

Por escrito, la comunicación requiere el esfuerzo del lector. En caso de que el texto se extienda en detalles innecesarios, dé datos falsos y poco relevantes o sea poco atractivo, el lector dejará de leer. Si cumples las reglas de Grice de manera honesta, conseguirás que tu lector coopere, es decir, que lea, entienda, memorice y acepte lo que le propones.

Hay un único motivo por el que un lector se adentraría en textos que incumplieran estas reglas: porque no tiene otro remedio. Pero este no es el caso. En los negocios necesitas comunicar y, para conseguirlo, tu lector debe querer cooperar. Leerá solo si le garantizas una experiencia cómoda y ágil. Por eso, debes ser tu quien le mueva a cooperar con un texto que funcione y convenza desde la primera impresión.