Información esencial que debe contener todo mensaje

Las 6 W del periodismo útiles también para redactar mensajes de correo electrónico

Las 6 W – del inglés Who (Quién), What ( Qué), Where (Dónde), When (Cuándo), Why (Por qué) y How (Cómo)–  es una técnica útil para redactar todo tipo de escritos informativos,  ya sea en el ámbito periodístico ( noticias, notas de prensa o reportajes) como en el de la comunicación corporativa (invitaciones, convocatorias, anuncios, informes, etc.).

En este post me propongo demostrar que también resulta útil en los mensajes de correo electrónico. Tener en cuenta estas 6 preguntas sirve para no olvidar nada importante.

Quién: nombre del autor del mensaje y de la organización a la que pertenece. 

Aunque esta información aparece de manera automática en la bandeja de entrada y en la firma, no siempre es suficiente. Si es la primera vez que nos ponemos en contacto con el destinatario, convendría que nos presentásemos. Unas pocas palabras después de la fórmula de saludo inicial servirían para ganarnos la confianza del lector.

“Me llamo Tal y trabajo en  el Departamento de Atención al Cliente de la empresa X , con responsabilidades en la gestión de reclamaciones.”

En muchos casos sería de agradecer encontrar esta información al principio, en vez de tener que averiguarla al final, en los datos de la firma automática. Lograríamos responder así a la primera pregunta que nos formulamos todos al recibir un mensaje de alguien a quien no conocemos: ¿Quién es y en calidad de qué me escribes?

 

Qué: motivo del mensaje, expresado con amabilidad y articulado con un verbo de acción.

“Me pongo en contacto usted para solicitarle que nos envíe una copia de la factura correspondiente a la compra del frigorífico  que adquirió…

 

Dónde: lugar

“… en nuestra tienda de Barcelona…”

 

Cuándo: fecha

“…el 30 de marzo de 2012”.

 

Por qué:  justificar  para qué necesitamos que el destinatario haga lo que le pedimos. Si es posible, nombrar los beneficios: no hay nada tan estimulante para conseguir la cooperación de nuestro interlocutor.

“Necesitamos disponer de este documento para tramitar su reclamación relativa al estado defectuoso del electrodoméstico y efectuar cuanto antes el cambio o la devolución del importe.”

 

Cómo: de qué manera puede cooperar nuestro destinatario con nosotros.

 “Puede enviar una copia escaneada de la factura por correo electrónico o por fax o correo postal a la dirección que consta en la firma”. 

 

Y, para terminar,  una despedida neutra o cordial, de acuerdo con el contenido del mensaje.

Reciba un cordial saludo