• Un exemple d’intervenció per a la millora comunicativa en una empresa.

UPCnet: Formación integral en redacción de mensajes de correo electrónico

UPCnet es una empresa del Grupo UPC (Universitat Politècnica de Catalunya) que presta servicios en todos los ámbitos de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC): gestión de campus virtuales, introducción de nuevos sistemas de gestión y creación de soluciones informáticas para satisfacer todo tipo de necesidades.

Los 150 profesionales que la integran gestionan las infraestructuras y servicios TIC no sólo de la comunidad universitaria de la UPC, sino también de otras administraciones y empresas. La mayoría de estos profesionales, jóvenes titulados universitarios, reciben alrededor de 2.500 horas de formación al año.

Se trata, pues, de una empresa joven e innovadora, que valora el trabajo en equipo, el compromiso con el cliente, la transparencia informativa,  y la mejora constante de la calidad del servicio.  No en vano ha conseguido la certificación AENOR de calidad ISO 2000, una distinción de referencia para entidades que gestionan servicios de Tecnologías de la Información y Comunicación, o el premio 3Ps de Excelencia e Innovación que otorga la Agencia de Acreditación en Investigación, Desarrollo e Innovación Tecnológica.

Una experiencia formativa integral en redacción de mensajes de correo electrónico

Montse Pichot, Directora de Recursos Humanos, y Boris Martínez, responsable del Equipo de FrontOffice, tienen claro que la comunicación vía email es un factor clave en la imagen de la empresa porque genera percepciones positivas o negativas en sus públicos.  Aspiran a conseguir que cada mensaje refleje una cultura corporativa innovadora y  orientada al cliente. Pero para ello los empleados tienen que ejercer un mayor control sobre los emails que envían.

Para dar respuesta a esta necesidad formativa, deciden incluir en el Plan de Formación 2011 una acción integral en comunicación escrita. Para ello, cuentan con la colaboración de Conxita Golanó, consultora de formación y experta en comunicación escrita. El diseño de la actuación constará de dos etapas:

  1. Elaboración de una Guía de estilo y redacción de mensajes, que sirva de material de consulta para todos los empleados. Este documento tiene por objetivo asegurar la calidad de los emails y  proporcionar una metodología que permita redactarlos en un estilo unitario, en línea con la cultura y los valores de la empresa. Además de criterios de eficacia y recomendaciones de estilo, formato y fraseología, laGuía se ilustra con modelos de los mensajes que con más frecuencia utilizan los profesionales de UPCnet.
  2. Formación del personal de front office en el uso de la Guía y en el desarrollo de habilidades de comunicación escrita. Los seminarios, de ocho horas de duración, se imparten en la misma empresa y tienen por objetivo el aprendizaje significativo de estrategias que mejoren el uso y calidad del email. La metodología fomenta la reflexión sobre el propio estilo y la implicación en un plan de mejora personal a través de recursos didácticos como los cuestionarios, el análisis y comparación de textos o los ejercicios de reescritura.