Dissenyar la informació

La paradoxa de l'escriptura eficaç

Per comunicar bé, cal respectar la independència i la intel·ligència del lector, però no s’hi ha de confiar. En documents professionals, la millor estratègia és adaptar-se a les febleses del lector típic i assumir el control de la comunicació.

Un document ben dissenyat permet a l’usuari trobar la informació ràpid, amb un pas, i sortir-ne ràpidament amb la informació que necessita. En canvi, en els documents mal dissenyats la relació és inversa: l’esforç necessari per trobar la informació sol ser més gran que la necessitat d’usar-la.

    Quatre criteris per a documents eficaços

Disponibilitat. Hi ha organitzacions que no estan en sintonia amb l’usuari: què fan, què saben, com treballen. Fins que no en prenguin consciència, continuaran passant per alt les seves necessitats.

Idoneïtat. Algunes organitzacions elaboren documents enciclopèdics i esperen que els usuaris s’espavilin. El que haurien de fer és analitzar quins documents necessiten i arrenglerar-los amb les tasques i interessos de lectors particulars. Fins que això no passi, els documents seran inusables i illegibles.

Accessibilitat. Pot ser que un document contingui la informació que necessita l’usuari, però que estigui organitzada de manera embolicada. En conseqüència, el lector haurà de saltar, donar voltes, de pagina en pagina fins que s’acabarà perdent. Només les firmes que dissenyin documentació perquè siguin accessible, provin i depurin els dissenys, produeixen documents, orientats a la tasca. Això vol dir que l’autor ha analitzat el que l’usuari fa, com usa el producte o servei i quina informació necessita. S’ha passat de demanar documentació entenedora a demanar documents “minimalistes”.

Llegibilitat. Quan un document és idoni i accessible, l’última qualitat que hi falta és la llegibilitat: com de fàcil pot ser entès per l’audiència. No es poden fer usables els documents només millorant l’estil. Si les frases estan ben escrites però estan disposades de manera impracticable, la comunicació no funciona.