Escriure pot tenir molt a veure amb el talent i la intuïció. Però hi ha alguns “controls” que augmenten la possibilitat de connectar amb els lectors. Tenen a veure, principalment, amb fer que la informació tècnica sigui més comprensible per a públics no especialitzats:

1. Assegurar la comprensió. Abans de res, els lectors han d’entendre el document. Comprova si hi falta alguna informació clau, per exemple, una sèrie de passos en un conjunt d’instruccions; antecedents sense els quals no s’entendria un informe; definicions de termes tècnics i de sigles per a públics genèrics, etc.

2. Ometre la informació que els lectors no necessiten. Els rodejos, digressions i la informació innecessària poden confondre i frustrar els lectors.

3. Canviar el nivell tècnic de la informació. Potser tens la informació adequada, però d’un nivell tècnic massa alt o massa baix. Això passa, per exemple, quan es converteix una normativa interna en unes instruccions adreçades a públics genèrics.

4. Afegir exemples per ajudar els lectors a comprendre. Els exemples són una de les formes més potents de connectar amb el públic i poden ajudar a explicar un concepte tècnic.

5. Canviar l’ordre de la informació. Potser tens tota la informació correcta, però organitzada de manera equivocada. Per exemple, potser hi ha massa informació prèvia al principi (o massa poca), de manera que alguns lectors s’hi perden.

6. Reforçar les transicions. Cal que els lectors puguin veure les connexions entre les seccions principals, entre paràgrafs, i fins i tot entre frases. Pots fer que aquestes connexions siguin més clares afegint paraules de transició com “per tant”, “en canvi”, “no obstant”, etc. La funció de les paraules connectives és indicar la lògica que connecta la idea anterior amb la següent. També pots enfortir les transicions repetint i posant èmfasi en les paraules clau.

7. Mantenir consistència en conceptes i termes clau. Perquè els lectors no es confonguin. utilitza els mateixos termes per expressar els mateixos conceptes durant tot el document.

8. Escriure introduccions potents. Les persones llegeixen amb més confiança si abans els mostres el “gran panorama”. Agraeixen una visió global de què trobaran al document. Per tant, assegura’t d’escriure una introducció sòlida, que aclareixi el tema, el propòsit, els destinataris i el contingut principal del document.

9. Escriure subtítols. Per a cada una de les seccions principals del document, utilitza subtítols que n’indiquin el contingut. Si el text és extens, els subtítols funcionen com a fulls de ruta: ajuden el lector a situar-se i a moure’s entre diferents continguts sense perdre’s.

10. Crear llistes. Els lectors es fan enrere davant d’un text monolític i amb pocs paràgrafs. A més d’incorporar subtítols que indiquin el canvi de tema, una altra bona opció consisteix en crear llistes d’elements o passes a seguir.

11. Canviar l’estil i la llargada de les frases. La construcció de les frases és clau per assegurar la comprensió. En les instruccions, per exemple, l’ús de l’imperatiu és molt més comprensible que la veu passiva o la frase en impersonal. Per alguna raó, personalitzar l’estil d’escriptura i fer-lo més relaxat i informal pot fer-lo també més accessible i comprensible. Les construccions en veu passiva són més difícils de llegir. Tot plegat fa que l’escriptura sigui més directa i immediata.

12. Augmentar la claredat i l’economia de les frases. Aquest control està molt relacionat amb l’anterior, però mereix un lloc propi. Sovint, l’estil pot ser tan desordenat o redundant que sigui difícil de llegir. Quan revisis els esborranys, posa les frases a dieta: intenta reduir el 20% de cada pàgina. Trobaràs molts detalls innecessaris i frases inflades que pots reduir.

Aquests són alguns dels “controls” que els escriptors tècnics professionals utilitzen per definir el seu treball i fer-lo més comprensible. Si no els tens en compte, és molt probable que els documents siguin difícils de llegir i, en definitiva, poc útils.